In ultimii ani, am fost martori la numeroase descoperiri tehnologice care au revolutionat modul in care traim si lucram. Progresele in inteligenta artificiala si invatarea automata au condus la imbunatatirea capacitatilor de automatizare si de luare a deciziilor. Din pacate, digitalizarea in randul antreprenoriatului din Romania este la un nivel destul de scazut. Programul de sustinere a digitalizarii lansat de Guvernul Romaniei le ofera insa o gura de oxigen, astfel incat ne-am decis sa scriem cateva randuri pentru a explica in ce consta acest program, cheltuielile eligibile, cateva dintre beneficiile pe care le poate aduce, precum si diversele obstacole pe care beneficiarii le-ar putea intalni in perioada de implementare si nu in ultimul rand, cum sa le evite.

Ddaca vrei sa afli mai multe despre programul de digitalizare, contacteaza-ne

Contacteaza-ne

Adoptarea pe scara larga a cloud computing a permis organizatiilor sa stocheze si sa proceseze cantitati mari de date mai eficient. Retelele 5G vor deschide noi posibilitati pentru o comunicare mai rapida si mai fiabila. Ritmul rapid al inovatiei a adus, de asemenea, noi forme de expresie digitala, cum ar fi realitatea virtuala si augmentata. Aceste progrese au avut un impact profund asupra diferitelor industrii, imbunatatind eficienta si creand noi oportunitati.

Chiar daca beneficiile sunt cunoscute, implementarea acestor tehnologii inseamna costuri destul de mari. Acestora se adauga si faptul ca instruirea angajatilor in a lucra cu noile sisteme necesita un efort indelungat.

Daca mai adaugam si faptul ca pana de curand, forta de munca din Romania era relativ accesibila, eliminand necesitatea automatizarii, ne putem crea o imagine destul de clara despre motivele pentru care, la nivel european, firmele din Romania sunt penultimele la investitii in tehnologie.

Situatia s-a schimbat dramatic in ultimii ani. Forta de munca este din ce in ce mai greu de gasit, iar astfel s-a ajuns la situatia in care majoritatea companiilor romanesti nu mai sunt competitive. Automatizarea proceselor ar rezolva multe dintre problemele cauzate de lipsa resurselor umane.

Raspunsul venit din partea Guvernului este acest Program de digitalizare a companiilor, care, chiar daca a sosit putin tardiv, este totusi deosebit de benefic pentru ca sprijina financiar afacerile sa-si digitalizeze procesele si sa se adapteze la cerintele pietei moderne. Totodata, finantarea acopera si consultanta pentru implementarea tehnologiei si modernizarea proceselor de afaceri, cu scopul de a creste eficienta si productivitatea.

Ce inseamna Programul de Digitalizare a IMM-urilor

Pe scurt, este un program finantat din fonduri Europene nerambursabile, in care valoarea cofinantarii beneficiarului este de 10%. Valoarea finantarii nerambursabile este de pana la 30.000 euro pentru microintreprinderi, pana la 50000 euro pentru intreprinderi mici si pana la 100000 de euro pentru cele mijlocii. Cu alte cuvinte, pentru o firma micro, un proiect cu o valoare totala de 33000 euro va necesita un aport propriu de 3000 de euro din partea beneficiarului, restul de 30000 de euro fiind suportati din fonduri nerambursabile.

Conditiile de eligibilitate nu sunt stricte, astfel incat majoritatea firmelor mici si mijlocii din Romania pot aplica la aceasta linie de finantare. In mare, daca firma nu este nou infiintata (se considera eligibile firmele infiintate cel tarziu la data de 31.12.2021), nu sunt in dificultate si au inregistrat profit in ultimii ani, si nu ofera servicii ce cad in anumite sfere precum jocuri de noroc, comert sexual, activitati financiare, si altele – lista completa poate fi accesata aici – atunci eligibilitatea este asigurata.

De mentionat faptul ca firmele ce presteaza activitati de realizare software, portaluri web, sau alte activitati de servicii informationale sunt excluse de la finantare. Totusi, un solicitant care isi desfasoara activitatea atat in sectoare eligibile, cat si in sectoare neeligibile, mai putin cei care activeaza in IT, poate beneficia de finantare pentru domeniile de activitate eligibile, cu conditia prezentarii documentelor contabile care atesta separarea evidentei acestor activitati, ca urmare a semnarii contractului de finantare.

Ce achizitii sunt eligibile prin programul de Digitalizare

Cheltuielile eligibile sunt diverse, incluzand chiar si auditul pentru identificarea solutiilor necesare a fi implementate prin proiect. Valoarea auditului nu trebuie insa sa depaseasca 10% din valoarea proiectului. Serviciile de trecere a arhivelor din analog/dosare/hartie in digital indexabil sunt eligibile, precum si cheltuielile aferente realizarii retelei LAN/WiFI.

Din lista cheltuielilor eligibile fac parte si cheltuielile aferente achizitionarii, dezvoltarii, adaptarii aplicatiilor sau licentelor software, cheltuieli pentru configurarea si implementarea bazelor de date, migrarea si integrarea diverselor structuri de date existente, pentru gestiune financiara, gestiunea furnizorilor, resurse umane, logistica, cheltuieli pentru implementarea RPA (Robotic Process Automation), ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Mangement), pentru sisteme IoT (Internet of Things) si AI (Artificial Intelligence), tehnologii blockchain, solutii E-Commerce si integrarea acestora in BTP (Business Technology Platform), acolo unde este cazul.

Extrem de benefic pentru firmele din zona de retail online si nu numai, este faptul ca prin acest program de finantare le sunt decontate si cheltuielile aferente achizitionarii de hardware TIC, de echipamente pentru automatizari si robotica integrate cu solutii digitale si a altor dispozitive si echipamente aferente, inclusiv pentru E-commerce, IoT (Internet of Things), tehnologii blockchain, precum si cheltuieli de instalare, configurare si punere in functiune ale acestora.

Achizitionarea unui website de prezentare a companiei, inclusiv a numelui de domeniu, serviciile de gazduire a magazinului online, precum si cheltuielile aferente achizitionarii de servicii pentru consolidarea securitatii cibernetice, sunt toate eligibile.

Conditii de implementare

Odata cu desemnarea proiectului ca fiind castigator si semnarea contractului de finantare, urmeaza perioada de implementare. Daca faza de scriere a proiectului poate parea complet lipsita de griji datorita faptului ca agentia de consultanta se ocupa de toate documentele, altfel stau lucrurile in perioada de implementare. Insa, printr-o alegere atenta a furnizorului si o estimare corecta a serviciilor, totul poate decurge foarte bine.

In primul rand, pentru aceasta linie de finantare, instruirea personalului care va utiliza echipamentele TIC este cheltuiala obligatorie in procent de maxim 10% din valoarea finantata. Persoanele din conducere vor trebui sa urmeze cursuri de instruire  respectiv cursuri in domeniul IT sau cursuri pentru a-i ajuta sa constientizeze rolul digitalizarii in cresterea unei intreprinderi, acreditate Autoritatea Nationala pentru Calificari. Pe piata din Romania exista o multitudine de astfel de cursuri, dar trebuie stiut ca aceasta este o conditie obligatorie in perioada de implementare.

In al doilea rand, la finalul implementarii proiectului societatea trebuie sa atinga cel putin 6 dintre criteriile urmatoare:

  • Peste 50% dintre persoanele angajate folosesc computere cu acces la internet in scopuri de afaceri (cate un user diferit pentru fiecare angajat care utilizeaza computerul);
  • Sa utilizeze un pachet software ERP;
  • Sa detina viteza maxima de download contractata a celei mai rapide conexiuni de internet la linie fixa de cel putin 30 Mb/s;
  • Vanzarile on-line au reprezentat mai mult de 1% din cifra de afaceri totala si vanzarile web catre consumatori privati (B2C) mai mult de 10% din vanzarile web (raportat la perioada de depunere a proiectului); 
  • Utilizeaza IoT;
  • Utilizeaza cel putin o retea sociala pentru promovare – au un profil de utilizator, un cont sau o licenta de utilizator in functie de cerintele si tipul de social media;
  • Utilizeaza CRM;
  • Cumpara servicii cloud computing de tipul Software ca serviciu (SaaS), Platforma ca serviciu (PaaS) si Infrastructura ca un serviciu (IaaS);
  • Utilizeaza tehnologia AI;
  • Cumpara servicii de cloud computing utilizate pe internet;
  • Realizeaza vanzari prin comert electronic de cel putin 1% din total vanzari. In acest caz, comanda este plasata prin site-uri web, aplicatii sau mesaje de tip EDI1 prin metode special concepute pentru a primi comenzi. Plata se poate face online sau offline. Comertul electronic nu inseamna comenzile scrise prin e-mail;
  • Utilizeaza doua sau mai multe retele sociale;

Sfaturi pentru o implementare lipsita de probleme

Asa cum am specificat mai sus, implementarea este pasul cel mai important al acestui proces. Experienta din trecut ne demonstreaza ca accesarea fondurilor europene este benefica, dar problemele din perioada de implementare au facut multi antreprenori sa renunte la ele. Totul poate fi insa, contracarat prin urmarea catorva sfaturi:

Evitati ofertele de pret sub evaluate

Un pas important este strangerea de oferte pentru depunerea proiectului. Chiar daca poate parea un pas minor, incercati sa luati cat mai multe oferte de pret. Totodata, aveti in vedere faptul ca implementarea proiectului se poate intinde pe mai multi ani, si preturile pot evolua. Daca ne uitam atent la ultimii ani, a fost o singura directie in care preturile au evoluat – in crestere! Astfel ca, stragerea de oferte de pret, pe langa faptul ca este o conditie obligatorie pentru depunerea proiectului, va va ajuta sa va creati o idee destul de clara despre valoarea finala a proiectului implementat. Sfatul nostru este sa va bazati estimarile pe valoarea cea mai ridicata ofertata. In acelasi timp, sa fiti pregatiti si pentru o eventuala crestere a preturilor in perioada de implementare. In cazul in care acest lucru se intampla, toate majorarile de contracte vor fi suportate din bugetele proprii ale beneficiarilor.

Verificati atent firmele participante la licitatie

Firma castigatoare in urma licitatiei va fi responsabila cu implementarea proiectului, asa ca alocati-va suficient timp pentru a analiza ofertele licitate, si a verifica firmele interesate. Incercati sa contactati clienti vechi sau sa verificati parerile acestora pe diferite platforme de recenzii online. Aveti in vedere faptul ca de multe ori, pretul cel mai mic nu reflecta si o calitate buna a serviciilor.

Platile pentru lucrarile executate

Odata semnat contractul si inceputa etapa de executie, desigur, firma contractata va emite facturi pentru lucrarile executate. Asigurati-va ca lucrarile executate si facturate sunt conforme cu devizul si in linie cu graficul de executie a lucrarilor. Plata avansurilor este acceptata prin lege, daca este specificata in contractul de executie, dar ca o parere personala, noi nu sprijinim acest demers. Asigurati-va ca toate facturile platite executantului sunt achitate din contul dedicat proiectului si agreate cu finantator, iar pe fiecare OP este specificat numarul facturii si numarul contractului de executie. Pe baza acestor facturi vor fi decontate transele aferente situatiilor de lucrari.

Daca vrei sa afli mai multe despre lista de servicii pe care le oferim la Clever++, viziteaza website-ul

Servicii